Si alguna vez cancelaste una factura pensando “ya, resuelto” y unas semanas después te llegó una carta de invitación del SAT preguntando por qué, sabes exactamente de qué venimos a hablar hoy. Cancelar un CFDI y emitir el complemento de pago parecen trámite de rutina… hasta que un detalle chiquito se te escapa y se convierte en dolor de cabeza. Aquí te platicamos, sin rodeos, los errores que más se repiten y cómo el SAT los cacha de volada.
Cancelar una factura no es borrarla y ya
El SAT solo reconoce 4 motivos válidos para cancelar un CFDI, y cada uno tiene su lógica:
- 01 – Comprobante emitido con errores, con relación: te equivocaste en algo y ya generaste el CFDI correcto que lo sustituye (necesitas el UUID del nuevo).
- 02 – Comprobante emitido con errores, sin relación: hubo un error, pero no vas a emitir un CFDI que lo reemplace.
- 03 – La operación no se llevó a cabo: facturaste algo (un anticipo, por ejemplo) que finalmente no sucedió.
- 04 – Operación nominativa relacionada en una factura global: el CFDI ya quedó incluido en tu factura global periódica.
Y ojo con el calendario: las personas morales pueden cancelar CFDI del ejercicio hasta el 31 de marzo del año siguiente; las personas físicas, hasta el 30 de abril. O bueno, de que se puede, técnicamente se puede… pero pasadas esas fechas te expones a la multa que te platicamos más abajo, así que lo que se recomienda después de ese plazo es hacer una nota de crédito en vez de cancelar.
¿Necesitas el visto bueno de tu cliente para cancelar?
Depende del monto. Si la factura es de más de $1,000 pesos (con IVA incluido), no puedes cancelarla nada más porque sí: el sistema del SAT le manda un aviso a tu cliente, y él tiene 3 días hábiles para aceptar o rechazar la cancelación. Si no contesta en ese plazo, se da por aceptada automáticamente — pero mientras tanto, la factura sigue vigente.
¿Cuándo NO necesitas su autorización? En estos casos la cancelación es directa:
- Facturas de $1,000 pesos o menos (con IVA).
- CFDI de nómina, dentro del mismo ejercicio fiscal.
- Notas de crédito.
- CFDI de ingresos por operaciones de transporte de carga.
- Facturas al público en general.
- Ciertos comprobantes con complemento específico.
¿Cuándo facturar en PUE y cuándo en PPD?
Aquí es donde más dudas nos llegan, así que vamos a lo simple: usa PUE (Pago en Una sola Exhibición) cuando tu cliente te va a pagar el total antes de que se acabe el mes en que emitiste la factura — no importa si te pagó el mismo día, unos días antes, o tienes la certeza de que te va a pagar antes de que cierre el mes. Usa PPD (Pago en Parcialidades o Diferido) cuando ese pago se va a cubrir hasta después de que termine ese mes, o se va a hacer en varias parcialidades.
El error más común: pensar que PPD solo aplica cuando hay pagos en abonos. No es así — si tu cliente te va a pagar todo de una sola vez pero hasta el mes que sigue, también es PPD, y también te obliga a emitir el complemento de pago (el que te explicamos abajo) en cuanto te llegue ese pago.
El complemento de pago (REP): la parte que muchos se saltan
Si facturaste con método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido), no basta con la factura: cuando tu cliente te pague, tienes que emitir un complemento de pago (el famoso REP) por cada pago que recibas. Si facturaste PUE (pago en una sola exhibición, o sea que ya te pagaron al momento de facturar), no aplica — ese caso no lleva complemento.
El plazo es corto y no perdona: el complemento de pago se debe timbrar a más tardar el quinto día natural del mes siguiente a aquel en que recibiste el pago. Si ese día cae en fin de semana o día festivo, se recorre al siguiente día hábil. Por ejemplo: si te pagaron en abril, el límite para timbrar el complemento es el 5 de mayo.
Los errores que el SAT cacha solito
El sistema del SAT cruza automáticamente la información entre tu factura original y tu complemento de pago, así que estos son los errores que más se repiten (y los primeros que salen a relucir):
- El folio fiscal (UUID) de la factura original está mal capturado o incompleto.
- El saldo insoluto aparece en cero cuando la factura en realidad ya se pagó con un complemento anterior — o al revés, no se actualiza y se queda pendiente.
- La suma de los importes pagados no cuadra exactamente con el nodo de Totales del complemento.
- Se emite un complemento de pago sobre una factura que en realidad era PUE (no debería llevar complemento).
- La fecha de pago registrada es anterior a la fecha en que se emitió la factura original.
- El importe pagado es mayor al saldo que realmente quedaba pendiente.
- El campo Total del complemento no está en $0.00 (así debe ir siempre; el monto real va en el nodo de pagos).
- Se recibió el pago en moneda extranjera y no se registró el tipo de cambio.
- El RFC o el régimen fiscal del receptor no coincide con lo que tiene registrado el SAT.
¿Qué te puede costar?
Dos escenarios distintos, dos consecuencias distintas.
Si cancelas una factura fuera de tiempo o sin que aplique el motivo correcto, te expones a una multa de entre el 5% y el 10% del monto de esa factura.
Si no emites el complemento de pago cuando te corresponde (o lo emites con errores), la multa va de $450 a $670 pesos por cada comprobante, según el artículo 84, fracción VII del Código Fiscal de la Federación.
Y las multas no son lo único: el SAT también puede mandarte una carta de invitación (con 15 días hábiles para aclarar la situación), tu cliente puede perder la deducibilidad de ese gasto —y a ti se te puede complicar el acreditamiento del IVA—, y si el problema se repite, hasta te pueden suspender el Certificado de Sello Digital, con el que ya ni puedes facturar.
Si ya te llegó un aviso del SAT por algo de esto, o simplemente quieres estar seguro de que tus facturas y complementos van sin bronca, mejor pregúntanos antes de que se te complique.
